Datenschutzerklärung

1. Allgemeine Informationen

Der Schutz Ihrer persönlichen Daten ist uns bei xanoverquilom ein wichtiges Anliegen. Diese Datenschutzerklärung informiert Sie über die Art, den Umfang und die Zwecke der Erhebung und Verwendung personenbezogener Daten auf unserer Website xanoverquilom.com und in unserer Expense-Tracking-Plattform. Wir behandeln Ihre Daten vertraulich und entsprechend der gesetzlichen Datenschutzbestimmungen sowie dieser Datenschutzerklärung.

2. Datenerhebung und -verarbeitung

Automatisch erhobene Daten

Beim Besuch unserer Website werden automatisch Informationen allgemeiner Natur erfasst. Diese Informationen (Server-Logfiles) beinhalten etwa die Art des Webbrowsers, das verwendete Betriebssystem, den Domainnamen Ihres Internet-Service-Providers und ähnliches. Hierbei handelt es sich ausschließlich um Informationen, die keine Rückschlüsse auf Ihre Person zulassen.

Registrierung und Nutzerkonto

Für die Nutzung unserer Expense-Tracking-Plattform ist eine Registrierung erforderlich. Dabei erheben wir folgende Daten: E-Mail-Adresse, Name, gewähltes Passwort sowie weitere optionale Profilinformationen. Diese Daten verwenden wir zur Bereitstellung unserer Dienste, zur Kommunikation mit Ihnen und zur Verbesserung unserer Plattform.

3. Zwecke der Datenverarbeitung

Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten zu verschiedenen Zwecken, die im berechtigten Interesse unseres Unternehmens und unserer Nutzer liegen:

• Bereitstellung und Verbesserung unserer Expense-Tracking-Services
• Kommunikation bezüglich Ihres Accounts und unserer Dienste
• Technischer Support und Kundenbetreuung
• Analyse der Website-Nutzung zur Optimierung der Benutzererfahrung
• Sicherstellung der IT-Sicherheit und des ordnungsgemäßen Betriebs
• Einhaltung gesetzlicher Verpflichtungen
• Entwicklung neuer Features und Funktionalitäten

4. Ihre Rechte als betroffene Person

Nach der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) stehen Ihnen verschiedene Rechte zu, die Sie jederzeit ausüben können:

5. Datensicherheit und Schutzmaßnahmen

Die Sicherheit Ihrer Daten hat für uns oberste Priorität. Wir setzen umfassende technische und organisatorische Maßnahmen ein, um Ihre personenbezogenen Daten vor unbefugtem Zugriff, Verlust, Zerstörung oder Manipulation zu schützen.

Technische Sicherheitsmaßnahmen

• SSL/TLS-Verschlüsselung für alle Datenübertragungen
• Sichere Server-Infrastruktur in deutschen Rechenzentren
• Regelmäßige Sicherheitsupdates und Patches
• Mehrstufige Authentifizierung für administrative Zugriffe
• Kontinuierliches Monitoring und Intrusion Detection
• Regelmäßige Sicherheitsaudits und Penetrationstests

Organisatorische Schutzmaßnahmen

• Strenge Zugriffskontrollen und Berechtigungskonzepte
• Regelmäßige Schulungen unserer Mitarbeiter zum Datenschutz
• Vertraulichkeitsverpflichtungen für alle Beschäftigten
• Dokumentierte Datenschutz-Prozesse und -Richtlinien
• Regelmäßige Überprüfung und Aktualisierung der Schutzmaßnahmen

6. Cookies und Tracking-Technologien

Unsere Website verwendet Cookies, um die Funktionalität zu gewährleisten und Ihr Nutzungserlebnis zu verbessern. Cookies sind kleine Textdateien, die auf Ihrem Gerät gespeichert werden. Wir unterscheiden zwischen verschiedenen Cookie-Kategorien:

Notwendige Cookies

Diese Cookies sind für die Grundfunktionen der Website erforderlich und können nicht deaktiviert werden. Sie ermöglichen es Ihnen, durch die Website zu navigieren und deren Funktionen zu nutzen, wie beispielsweise die Anmeldung in Ihr Benutzerkonto.

Funktionale Cookies

Funktionale Cookies ermöglichen es der Website, sich an Ihre Auswahl zu erinnern (wie Ihren Benutzernamen, Ihre Sprache oder Region) und verbesserte, personalisiertere Funktionen bereitzustellen.

Analyse-Cookies

Diese Cookies helfen uns zu verstehen, wie Besucher mit der Website interagieren, indem sie Informationen anonym sammeln und melden. Diese Informationen verwenden wir zur Verbesserung unserer Website-Performance.

7. Datenübertragung und internationale Transfers

Ihre Daten werden grundsätzlich auf Servern innerhalb der Europäischen Union verarbeitet. Sollte in Ausnahmefällen eine Übertragung in Drittländer erforderlich sein, stellen wir durch geeignete Garantien sicher, dass ein angemessenes Datenschutzniveau gewährleistet ist.

Weitergabe an Dritte

Eine Weitergabe Ihrer personenbezogenen Daten an Dritte erfolgt nur in folgenden Fällen:

• Sie haben explizit eingewilligt
• Die Weitergabe ist zur Vertragserfüllung erforderlich
• Eine gesetzliche Verpflichtung besteht
• Die Weitergabe dient der Geltendmachung rechtlicher Ansprüche

8. Speicherdauer und Löschung

Wir speichern Ihre personenbezogenen Daten nur so lange, wie es für die jeweiligen Zwecke erforderlich ist oder gesetzliche Aufbewahrungsfristen bestehen. Nach Ablauf der entsprechenden Fristen werden die Daten routinemäßig gelöscht, sofern sie nicht mehr zur Vertragserfüllung oder Vertragsanbahnung erforderlich sind.

Löschfristen im Detail

• Kontaktanfragen: 3 Jahre nach Abschluss der Bearbeitung
• Nutzerdaten inaktiver Accounts: 3 Jahre nach letzter Aktivität
• Server-Logfiles: 30 Tage
• Cookie-Daten: Je nach Cookie-Typ zwischen Session und 24 Monaten
• Rechnungsrelevante Daten: 10 Jahre (gesetzliche Aufbewahrungspflicht)

Sie können jederzeit die Löschung Ihrer Daten beantragen. Wir prüfen jeden Löschantrag individuell und berücksichtigen dabei gesetzliche Aufbewahrungspflichten und berechtigte Interessen.

9. Beschwerde bei Aufsichtsbehörden

Falls Sie der Ansicht sind, dass die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten gegen datenschutzrechtliche Bestimmungen verstößt, haben Sie das Recht, eine Beschwerde bei der zuständigen Datenschutz-Aufsichtsbehörde einzureichen.

10. Änderungen der Datenschutzerklärung

Wir behalten uns vor, diese Datenschutzerklärung zu ändern, um sie an geänderte Rechtslage oder bei Änderungen unserer Dienste sowie der Datenverarbeitung anzupassen. Die jeweils aktuelle Datenschutzerklärung können Sie jederzeit auf unserer Website einsehen und herunterladen.

Bei wesentlichen Änderungen werden wir Sie über geeignete Kommunikationswege (wie E-Mail oder Website-Banner) informieren. Wir empfehlen Ihnen, diese Datenschutzerklärung regelmäßig zu lesen, um über den Schutz der von uns gesammelten Informationen informiert zu bleiben.